Area clienti
Processo di certificazione
Raggiungere l‘eccellenza attraverso la certificazione
Valutazione iniziale
La norma 17021:2011 impone per tutti i sistemi di gestione un processo di valutazione in due fasi: stage 1 e stage 2, in particolare l’audit di STAGE 1 ha lo scopo di:
- Esaminare la documentazione del sistema di gestione del Clienti;
- Valutare il grado di preparazione del Cliente rispetto ai requisiti della norma , ai processi siti, al rispetto dei requisiti di legge;
- Riesaminare l’attribuzione delle risorse necessarie all’Organismo per la conduzione dello Stage 2 e definirne i dettagli con il Cliente;
- Valutare l’adeguatezza della pianificazione e della effettiva effettuazione degli audit interni e del riesame della direzione e comprendere se il livello di applicazione del sistema di gestione consente di ritenere che il Cliente sia pronto per affrontare le verifiche di Stage 2.
I risultati dell’audit di Stage 1 devono essere formalizzati, compresi gli aspetti critici che, qualora non rimossi, porterebbero all’emissione di Non Conformità, in Stage 2.
Al fine di conseguire gli obiettivi sopra citati, si richiede che, salvo eccezioni, lo Stage 1 sia eseguito presso l’organizzazione.
Nel determinare l’intervallo di tempo intercorrente tra lo Stage 1 e lo Stage 2, si devono considerare le esigenze del cliente per risolvere tutti i problemi identificati in Stage 1.
Per quanto riguarda lo Stage 2, ricordato che lo scopo è quello di valutare l’implementazione e l’efficacia del sistema di gestione del cliente, si precisa che l’audit deve essere condotto presso la sede del Cliente e deve includere almeno la verifica dei seguenti aspetti:
- Le informazioni e le evidenze circa la conformità a tutti i requisiti applicabili;
- Il monitoraggio degli obiettivi chiave, coerentemente con i requisiti della norma di riferimento per il sistema di gestione adottato;
- Il sistema di gestione del cliente per ciò che attiene il controllo degli aspetti legali;
- Il controllo operativo dei processi del cliente;
- Gli audit interni e il riesame della direzione;
- La responsabilità della direzione rispetto alle politiche del cliente;
- Le correlazioni complessive tra: i requisiti della norma, la politica, gli obiettivi, i requisiti cogenti applicabili, la responsabilità e la competenza del personale, le prestazioni e i risultati degli audit interni.
Al termine delle verifiche, il team di audit deve analizzare tutte le evidenze emerse nel corso delle verifiche di Stage 1 e di Stage 2 per riesaminare ogni rilievo e concordare sulle conclusioni dell’audit.
Le informazioni che il Team deve trasmettere all’Organismo per la decisione sulle certificazione, devono comprendere almeno:
- I rapporti degli audit (che devono contenere le informazioni per sostanziare le verifiche condotte sia in Stage 1, sia in Stage 2, come sopra riportato);
- La conferma delle informazioni fornite dal cliente al momento della domanda iniziale;
- La raccomandazione se concedere o no la certificazione congiuntamente ad ogni considerazione, o osservazione.
L’Organismo deve decidere in merito alla concessione della certificazione, sulla base di una valutazione fatta sui rilievi emersi in sede di audit, sulle conclusioni dell’audit, stesso e sulla base di ogni altra informazione disponibile (per esempio informazioni pubbliche, commenti del cliente sui rapporti di audit, ecc.)
Attività di sorveglianza
La norma specifica che l’Organismo deve condurre le attività di sorveglianza periodicamente presso la sede/i del Cliente. Oltre a ciò, la sorveglianza può essere integrata con altre verifiche quali il riesame del materiale informativo e pubblicitario del Cliente, informazioni dal mercato e analisi di documentazione trasmessa per via elettronica.
Si richiede che in occasione di ogni audit di sorveglianza vengano comunque sempre esaminati alcuni requisiti indicati.
Si conferma che gli intervalli tra le sorveglianze non possono eccedere l’anno e che la prima sorveglianza sia fissata, a fa data dall’esecuzione dell’ultimo giorno dell’audit di Stage 2 (non quindi alla concessione della certificazione).
La norma specifica, inoltre, che l’OdC può mantenere la certificazione, sulla base delle conclusioni positive del Responsabile della verifica, senza ulteriori riesami indipendenti, ma a condizione che:
- Per ogni Non Conformità o situazione che posa condurre alla sospensione o al ritiro della certificazione, l’OdC assicuri il riesame da parte di altra persona indipendente e adeguatamente competente, per valutare esattamente la situazione e le azioni da intraprendere;
- L’OdC disponga di una funzione competente che effettui un monitoraggio sulle attività di sorveglianza, compreso il monitoraggio sui rapporti degli auditor, per assicurare che l’attività di certificazione sia condotta in modo efficace.
Rinnovo della certificazione
L’audit di rinnovo deve considerare le performance del sistema di gestione nel periodo pregresso di certificazione e includere il riesame dei rapporti di tutti gli audit di sorveglianza. La norma aggiunge che nei casi in cui il sistema di gestione, o la situazione al contorno, abbiano subito significative modifiche (per esempio modifiche legislative sostanziali), l’OdC possa disporre l’effettuazione di un audit di ricertificazione di Stage 1.
Nel caso in cui nel corso dell’audit di ricertificazione vengano evidenziate Non Conformità, l’OdC deve definire un tempo limite il quale tutti i trattamenti e le azioni correttive siamo applicati, comunque entro il termine di scadenza della certificazione.
L’OdC deve basare la decisione circa il rinnovo della certificazione, oltre che sugli esisti dell’audit di ricertificazione e sui risultati del riesame del sistema durante tutto il periodo di certificazione, anche sui reclami ricevuti dall’organizzazione.
L’audit di stage 1 è richiesto solo qualora l’organizzazione certificata abbia subito cambiamenti significativi.
Audit speciali
La norma indica chiaramente che l’OdC deve prevedere (anche contrattualmente) la possibilità di effettuare audit straordinari, in particolare audit con un preavviso minimo (short notice audits) nei casi in cui sia necessario analizzare reclami, o situazioni ove siano intervenuti forti cambiamenti, o, ancora, come follow-up di clienti oggetto di provvedimenti di sospensione.